Las reuniones son una de las herramientas más efectivas dentro de las metodologías ágiles. Una de las planificaciones más eficaces es la del Sprint (Sprint Planning). Requiere de una iteración planificada de una duración de 4 horas para Sprints de 2 a 4 semanas, dividida en 2 partes de 2 horas cada una. En estas reuniones se planifica qué tareas se van a llevar a cabo (y cómo).

La siguiente agenda es un buen ejemplo de reunión de planificación de sprint.

“Reunión de planificación de Sprint: 13:00 – 17:00 (10 minutos de descanso cada hora):”

•13:00 – 13:30. El Project Owner comenta la meta del Sprint y resume la Pila de Proyecto. Se establece un lugar, fecha y hora para la Demo.
•13:30 – 15:00. El AgileTeam da estimaciones de tiempo, y divide los elementos tanto como sea necesario. El Project Owner actualiza los ratios de importancia. Se clarifican los elementos. Para todos los elementos de alta importancia se establece el “Cómo probarlo”.
•15:00 – 16:00. El Agile Team selecciona las historias que se incluirán en el Sprint. Se realizan cálculos de velocidad para chequear si es factible.
•16:00 – 17:00. Se selecciona un lugar y hora para el Scrum Diario (si es que cambió respecto al último Sprint). Se continúa dividiendo las historias en tareas.

El scrum diario es una tipología de reunión que siempre comienza y siempre se desarrolla a la misma hora y en el mismo lugar. No es condición imprescindible que estén tod*s l*s integrantes del equipo y dura 15 minutos, ni más ni menos, el tiempo suficiente para responder a las siguientes preguntas: “¿Qué has hecho ayer?”, “¿Qué vas a hacer hoy?” y “¿Qué impedimentos has encontrado?”

Cuando termina el tiempo de sprint, se procede a realizar la revisión del mismo (Sprint Review). Dura dos horas y en ella se explica qué se ha hecho y qué no, se enseña y se demuestra lo que se ha hecho (demo) y se muestra el progreso utilizando los KPI´s del proyecto. Para finalizar, se discute la Pila para el siguiente Sprint.

Así, se pueden sacar múltiples conclusiones de la revisión del sprint:

- Descubrimiento de nuevas historias gracias a la interacción con clientes y usuarios.
- Reflexión sobre el sentido o valor de algunas historias elaboradas previamente en la planificación de sprint.
- Redefinición, ampliación o reducción de historias anteriormente trabajadas en el sprint de revisión, las cuales se incorporarán a la siguiente planificación.
- Cambio de prioridad algunas historias, gracias a la interacción con el cliente, el criterio y las indicaciones del Project Owner u otra forma de aprendizaje activo que se haya generado.
- Aprendizaje del proceso de estimación y, por tanto, una mejor gestión de algunas historias.

Otro proceso que suele desarrollarse es la retrospectiva del Sprint. En él se revisan las personas, relaciones, procesos y herramientas. Además, se realiza una retrospectiva para evaluar en qué se ha fallado (impedimentos), qué ha ido bien (facilitadores) y qué se puede mejorar.